Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года

Что именно изменилось

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ изменил часть 1 статьи 8 Устава автомобильного транспорта. С 1 сентября 2026 года она звучит так: заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, и транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной. Случаи, когда её оформляют на бумаге, определяет Минтранс. Так же в электронный вид перешли заказ и заявка грузоотправителя (часть 5 статьи 8).

Тот же закон перевёл в электронный вид экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Для них свой перечень исключений, о нём ниже.

Путевой лист в обязательную электронную форму не перешёл. Минтранс отдельно разъяснял, что у перевозчиков нет обязанности формировать его электронно: путевой лист по-прежнему можно оформлять на бумаге, кроме отдельных случаев вроде перевозки некоторых видов алкогольной продукции.

Кого это касается

Всех участников коммерческой перевозки груза наёмным транспортом внутри России: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора. Размер бизнеса значения не имеет. ИП, который раз в месяц заказывает Газель до Екатеринбурга, попадает под правило так же, как сеть с сотней рейсов в день.

Не нужна накладная, если договора перевозки нет. Минтранс приводил пример: компания перевозит груз между своими филиалами собственным транспортом. Если для той же перевозки нанят сторонний перевозчик, электронная накладная нужна.

Двенадцать случаев, когда можно на бумаге

Перечень утверждён приказом Минтранса от 1 июня 2026 года № 262 и действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Приказом от 2 сентября 2026 года № 391 список расширили, с 19 сентября 2026 года в нём двенадцать пунктов. Для бизнеса важнее всего такие:

• грузоотправитель или грузополучатель гражданин, а груз везут для личных нужд, не для бизнеса;
• грузоотправитель и грузополучатель одно и то же лицо, например перевозка между своими складами наёмной машиной;
• нет доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства от 10 июля 2025 года № 1855-р;
• сбой в работе информационных систем, зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА);
• иностранная организация-отправитель или получатель, сведений о которой нет в реестре аккредитованных филиалов и представительств;
• перевозка по территории, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции.

Остальные пункты касаются узких случаев: грузы военного назначения, каботаж перевозчиков из стран ЕАЭС, драгоценные металлы и камни, специальные грузы для государственных и оборонных нужд, периодическая печать, продукция военного и двойного назначения во внешней торговле.

Как устроена электронная накладная

ЭТрН это не один файл, а набор связанных документов. Каждый участник подписывает свою часть: грузоотправитель сведения о грузе, перевозчик приём груза, грузополучатель выдачу. Состав сведений тот же, что в бумажной форме из Правил перевозок грузов (постановление Правительства № 2200): отправитель, получатель, груз, сопроводительные документы, указания по перевозке, перевозчик, машина, приём груза, переадресовка, выдача, отметки и стоимость перевозки.

Документы передаются через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Реестр таких операторов размещает Минтранс. Оператор передаёт сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Участник заключает соглашение с оператором и работает в его программе или через интеграцию со своей учётной системой.

Чем подписывать

Документы подписывают квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной подписью физического лица, представителя по доверенности, выпущенной в установленной инфраструктуре. Водителю для подписи раздела «Приём груза» пункт 110 Правил перевозок разрешает простую электронную подпись, в том числе через Госуслуги, или усиленную неквалифицированную.

Кто составляет

По общему правилу грузоотправитель, если договор перевозки не возлагает это на другую сторону (часть 1 статьи 8 Устава). На практике у небольших отправителей накладную часто готовит перевозчик или экспедитор по данным клиента, а отправитель только подписывает свой титул. Такое распределение лучше записать в договор.

Практические вопросы, на которые ответил Минтранс

• Отдельную ЭТрН на каждую партию не нужно делать, если партии едут в одной машине от одного отправителя одному получателю, из одного места погрузки в одно место выгрузки. Хватит одной накладной.
• Электронную накладную можно исправить по инициативе участника, кроме сведений, изменение которых прямо запрещено.
• Путевой лист можно оставить бумажным.

Штрафы и риски

Отдельного штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной на октябрь 2026 года нет. Минтранс сообщал, что до 1 марта 2027 года будет в основном ограничиваться устными предупреждениями. При этом остаются три реальных риска.

Отсутствие или ошибка в накладной сама по себе не делает договор перевозки незаключённым: перевозку можно подтвердить и другими доказательствами. Так разъяснил Верховный суд в пункте 20 постановления Пленума от 26 июня 2018 года № 26. Но спорить с налоговой или контрагентом без документа дольше и дороже.

Что сделать отправителю: пошагово

1. Выберите оператора ЭПД из реестра Минтранса и заключите соглашение. Если вы уже работаете в системе электронного документооборота с контрагентами, проверьте, есть ли у неё модуль ЭТрН.
2. Выпустите электронные подписи или машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые будут подписывать накладные: кладовщик, логист, бухгалтер.
3. Договоритесь с перевозчиками, кто формирует накладную, и пропишите это в договоре или заявке.
4. Проверьте, что перевозчик и получатель тоже подключены к оператору ЭПД. Операторы обмениваются документами между собой, но лучше убедиться заранее.
5. Опишите для склада порядок на случай сбоя: кто решает, можно ли переходить на бумагу, и чем подтверждается основание.
6. Обновите внутренние регламенты: ссылка «в случаях, когда допускается бумага» без номера приказа не работает. Для накладной это приказ № 262, для экспедиторских документов приказ Минтранса от 3 апреля 2026 года № 115.

Сборный груз, догруз и Газель по городу

Правило одно для всех способов отправки. Если вы сдаёте коробки на терминал сборных грузов, на вашу отправку оформляют свою накладную, даже если в машине ещё двадцать отправителей. Чаще всего её формирует транспортная компания по данным, которые вы указали при сдаче, а вы подписываете свою часть. При догрузе накладная тоже отдельная от груза соседей.

Для поездки Газели по Челябинску с коммерческим грузом нужна та же электронная накладная, расстояние значения не имеет. Исключение одно из перечня: груз везут для гражданина и для его личных нужд, например при переезде квартиры.

Экспедиторские документы

Если вы работаете через экспедитора, поручение экспедитору и экспедиторская расписка тоже электронные. Перечень исключений для них другой: шесть случаев по приказу № 115. В нём, например, есть клиент-иностранец и клиент-гражданин для личных нужд, а нет случая «отправитель и получатель одно лицо». Поэтому по одной и той же поездке поручение экспедитору может быть бумажным, а транспортная накладная только электронной. Разница между двумя договорами разобрана в статье о договоре перевозки и экспедиции.

Если груз едет за границу или пришёл из-за границы

ЭТрН действует только для перевозок внутри России. Если груз идёт транзитом из-за границы до получателя без перегруза или из России сразу к получателю за рубежом, на автомобильное плечо оформляют международную накладную CMR. Если после таможенного оформления есть внутрироссийское плечо с наёмным перевозчиком, на него нужна электронная накладная.

Чек-лист на первый рейс

• Есть соглашение с оператором ЭПД и подписи у ответственных сотрудников.
• Перевозчик знает, кто формирует накладную, и у водителя есть способ подписать приём груза.
• В накладной верные масса, число мест и габариты груза.
• Указаны сопроводительные документы: УПД, сертификаты, ветеринарные документы, если они нужны.
• Получатель предупреждён, что подписывает выдачу груза в системе, а замечания о повреждениях вносит туда же.

Остальные документы, которые нужны в рейсе, перечислены в статье какие документы нужны для перевозки груза. А если вы только выбираете перевозчика, спросите в первую очередь, как он работает с ЭТрН: по ответу хорошо видно, насколько у компании налажены процессы.